Europese informatie-uitwisseling krijgt kickstart met OOTS

Een verhuizing naar het buitenland, een master volgen in een ander land, of als ondernemer zaken doen in Duitsland of België: het zijn binnen de grenzen van Europa veelvoorkomende gebeurtenissen die vaak nog veel administratieve lasten met zich meebrengen.

“Neem de Nederlander uit gemeente X die is verhuisd naar Madrid”, vertelt Wim Luursema van RINIS. “Als die daar al woont komt hij erachter dat hij nog een geboorteakte nodig heeft van zijn gemeente om zich in Spanje in te kunnen schrijven. Maar de gemeente verstrekt die alleen als die persoon zich op het gemeentehuis komt legitimeren. Dat is gedoe: voor de gemeente, maar ook voor diens voormalige inwoner.”

Het eenmaligheidsbeginsel

Het OOTS moet daar verandering in brengen. Het is de technische en praktische toepassing van het Europese eenmaligheidsbeginsel: burgers mogen niet verplicht worden om informatie te verstrekken aan een overheidsdienst binnen de EU als een andere overheidsdienst die informatie al digitaal in bezit heeft.

“Overheidsorganisaties in de EU zijn sinds december verplicht om aan dit beginsel te voldoen. En hoewel de voordelen evident zijn merken we in de gesprekken die we met onze deel- en afnemers nog aarzeling “, vertelt Luursema. “Dat is jammer, want het kan organisaties veel opleveren om zich snel aan te sluiten op het OOTS. Het scheelt namelijk nogal wat werk én is veel minder fraudegevoelig dan handmatig allerlei documenten uitwisselen.”

Gegarandeerd betrouwbaar

Luursema is bij RINIS onder meer projectleider OOTS. Sinds begin 2023 werkten hij en zijn collega’s met Duitse en Oostenrijkse collega-organisaties aan het pilotproject DENLAT. Het project richtte zich op Nederlandse bedrijven die een bedrijfsactiviteit in Duitsland willen melden. Via het OOTS kunnen ze hun Nederlandse KvK-registratie nu online laten doorgeven aan de Duitse evenknie.

Doordat informatie nu direct uit de authentieke bron komt is de betrouwbaarheid ervan gegarandeerd. Ook kunnen ondernemers het proces veel sneller doorlopen, omdat er geen pdf’jes of – erger nog – papier aan te pas komt. Luursema: “Dat is precies waarvoor het eenmaligheidsbeginsel bedoeld is. Hiermee wordt het voor inwoners van de EU makkelijker om buiten hun landsgrenzen te studeren, verhuizen, werken, pensioneren of zaken te doen.”

Solide basis

Het OOTS dat er nu staat is een solide basis, maar is tegelijkertijd nog wel een Minimal Viable Product. RINIS ontwikkelt het systeem nu verder om straks voor alle 21 door de EU geïdentificeerde processen inzetbaar te zijn. Zo is er inmiddels een brug naar EMREX, het systeem waarmee Europese onderwijsinstellingen diplomagegevens kunnen uitwisselen. Ook is RINIS samen met VNG en de gemeente Rijswijk het aanleveren van geboortebewijzen via het OOTS aan het verkennen. Daarvoor is nu een basis ingericht.

Luursema: “Organisaties die met informatie-uitwisseling van de geïdentificeerde processen aan de slag willen, kunnen dit aan ons laten weten. Want uiteindelijk is de vraag vanuit deelnemers en afnemers bij ons leidend.”

Een proactieve overheid

Als het aan RINIS ligt is niet de Europese verplichting voor overheidsorganisaties de belangrijkste reden om zich aan te sluiten op het OOTS, maar de toegevoegde waarde die het systeem heeft op de dienstverlening aan burgers.

Luursema: “Als we als digitale overheid een proactieve overheid willen zijn, en volgens de Werkagenda Digitale Overheid willen we dat zijn, dan moeten we beter aansluiten bij de behoeften en leefwereld van burgers en ondernemers. Deelname aan het OOTS maakt dat een stuk makkelijker.”